Project Charter adalah dokumen yang di pakai untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup tentang penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang bakal dijalankan. Dokumen ini berisi judul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya.
Dari definisi di tadi , dapatlah tujuan utama project charter antara lain:
- Menjelaskan apa yang di perlukan oleh tim
- Mengklarifikasi apa yang di butuhkan oleh tim
- Menjaga fokus tim
- Menyelaraskan tujuan tim dan tujuan organisasi
Project charter mempunyai beberapa elemen sebagai berikut:
1. Business Case
Menjelaskan tentang kondisi awal, dan menekankan pada betapa kritis permasalahan ini dan alasan mengapa project ini di perlukan untuk dijalankan sekarang!
2. Problem dan Goal
Jelaskan permasalahan dan tujuan project dengan SMART! SMART merupakan Specific (tujuan dari project ini spesifik dan jelas terindentifikasi), Measureable (berisi alat ukur sebagai parameter kesuksesan), Attainable (tujuan project harus menantang namun memiliki tingkat keberhasilan yang tinggi), Relevant (berhubungan langsung dengan tujuan bisnis), Time bound (project harus memiliki jangka waktu)
3. Ruang lingkup project (Scope)
Area/proses/departemen mana saja yang dilibatkan dan tidak dalam project ini. Apa batasan proses yang akan diperbaiki? Dimana titik start dan titik finishnya
4. Roles & Milestone
Tentukan durasi project (normalnya project berjalan 3-4 bulan), tetapkan siapa saja yang terlibat dalam project, dan jelaskan sumber daya yang dibutuhkan.
5. Project Benefit
Penjelasan tentang potensi keuntungan yang didapat dari menjalankan project ini. Cantumkan pula formulasi perhitungan dari keuntungan yang didadapat dan pisahkan antara hard dan soft saving.